Circumstanțele COVID-19 care ne impun să practicăm distanțarea socială şi implicit lucrul în mediul online au determinat structurile de tineret din Europa să își regândească abordarea. Astfel, consilierii şi lucrătorii de tineret sunt nevoiţi să-și desfășoare activitățile obişnuite cum ar fi evenimente, întâlniri și servicii de orientare doar online.
Eurodesk vine în sprijinul acestora pregătind acest articol prin care împărtăşeşte sfaturi utile pentru organizarea unori evenimente și întâlniri online.
1. Structura
Asigurați-vă că aveți o agendă pentru întâlnirea voastră. și știți care este scopul acesteia (de informare, consultare, colaborare).
Asigurați-vă că veţi capta atenţia tuturor participanţilor şi că se vor concentra asupra subiectului discutat.. Există câteva opțiuni creative care vă vor ajuta la structurarea conversației prin prin rezumarea virtuală a rezultatelor şi la implicarea participanţilor prin furnizarea de feed-back. Instrumente precum programele colaborative de procesare a textelor (Google Docs, Microsoft Teams), aplicaţia online Padlet (https://ro.padlet.com/) sau tabla virtuală Miro (https://miro.com/online-whiteboard/), toate acestea sprijinindu-vă în asigurarea vizibilităţii conversaţiei.
Având totul structurat vizual este mai ușor pentru toți să-l urmeze.
2. Echipa ta de lucru
Recomandat să aveți o echipă cu care să organizeţi întâlnirea şi să le împărțiți sarcini, cum ar fi: Facilitatorul întâlnirii, Moderatorul câmpului de comentarii, Asistentul tehnic care să gestioneze instrumentele virtuale.
Aceasta va uşura munca tuturor celor implicaţi!
3. Reguli de implicare
Propuneți reguli de bază pentru toți participanții şi trimiteţi-le înainte de sesiunea online. Introduceţi regulile de bază în căsuța de chat pentru ca toți să le vadă. Iată câteva exemple:
- Decideți o procedură pentru înscriere la cuvânt / răspuns. . Unele instrumente precum Zoom au deja integrate aceste funcții de moderare.
- Spuneți întotdeauna numele dvs. înainte de a vă exprima punctual de vedere / răspunsul.
- Vorbește tare și clar dar rămâi mut dacă nu este rândul tău.
- Respectați-vă reciproc pe durata întregii sesiuni online, fără a intervene unul peste celălalt şi fără a avea comentarii maliţioase sau interminabile.
4. Durata şi sincronizarea
Pe cât posibil, sesiunile să nu depăşească o oră. Mai multe întâlniri scurte sunt în general mai bune decât una lungă. Dacă trebuie să aveți una de lungă durată, asigurați-vă că includeți pauze.
Puteți utiliza un cronometru vizibil pentru pauze, dar și pentru discuții sau intervenții. Poţi căuta pe youtube un cronometru /timer cu sunet pentru a fi mai atractiv.
5. Implicare
Menținerea participanţilor atenţi şi implicaţi nu necesită întotdeauna trucuri „magice”. Sprijină-ți intervenția cu imagini sau videoclipuri și acordă suficient timp pentru conversaţile pe marginea subiectului/tematicii discutate (chiar sub forma Q&A). Dacă doriţi să creşteţi nivelul de implicare folosiţi elemente tip „gamification” cum ar fi teste, „adevărat sau fals”, bingo.
Există multe instrumente care să vă sprijine, cum ar fi Kahoot (https://kahoot.com/), Mentimeter (https://www.mentimeter.com/ ) și Sli.do.
6. Discuţiile
Există metode care pot facilita mai multă implicare din partea participanţilor la sesiunea online, cum ar fi crearea unui sondaj sau organizarea unui brainstorming, folosind o serie de instrumente virtuale:
- Brainstorming: Padlet, Miro Virtual Whiteboard, Google Docs
- Sondaj: Google Forms, SurveyMonkey, Mentimeter, Sli.do
7. Testimoniale / Mărturii
Faceți-i un panellist în cadrul conferinței /sesiunii online ori invitati diferiţi experţi sau prieteni să fie Live pe Facebook sau pe Instagram și împărți ecranul pentru a fi văzuţi de toţi participanţii.
8. Ajutaţi participanţii să se cunoască mai bine şi folosţi icebreak-urile
Toată lumea are nevoie de o activitate de stimulare a energiei din când în când sau de o activitate pentru a „sparge gheața” şi a se cunoaşte mai bine între ei.
Aici https://miro.com/blog/ice-breaker-questions-for-team/ veţi găsi propuneri de activităţi pe care să le folosiţi în întâlnirile / sesiunile online!
9. Evaluează şi monitorizează
Nu uitați să faceţi evaluarea întâlnirii / sesiunii online cerându-le feedback-ul participanților pentru a putea îmbunătăți următoarea întâlnire.
Odată cu încheierea evenimentul virtual nu trebuie să se încheie şi implicarea participanţilor. Ţineţi legătura cu ei şi trimiteţi-le un e-mail prin care să-i anunţaţi următoarele evenimente programate.
10. Pregătiţi-vă un back-up
Aveți planuri de rezervă pentru activitățile, instrumentele, calendarul și lista de invitaţi pregătită!
